Должностная инструкция секретаря - образец. Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать. В чем состоят обязанности секретаря руководителя? Оформление должностной инструкции секретаря руководителя. Должностная инструкция секретаря- референта — в чем отличие?
В чем состоят обязанности секретаря руководителя? Сразу надо отметить, что секретари бывают разные. Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами.
В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.
Некоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1. Согласно этому документу, секретарь руководителя: занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя; ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям; следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались; передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию; организовывает переговоры по телефону; в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя; ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы; организует прием посетителей и т. д. В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис- менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять. Оформление должностной инструкции секретаря руководителя.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ I. Общие положения Должностная инструкция определяет должностные обязанности Должностные обязанности: Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса. Выяснять потребности звонящих и посетителей.
Оформление должностной инструкции секретаря, как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6. По его нормам в этом документе должны присутствовать: название учреждения, для которого разработан документ; название документа («Должностная инструкция»); указание даты разработки и составления; номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации; указание места, где было произведено составление; отметка об утверждении; собственно заголовок и текст инструкции; отметка о том, есть ли приложения; отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения). Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте. Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие? В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря- референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к.
Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря- референта. Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю. Должностная инструкция секретаря- референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают: подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство; составление докладов по требуемым темам; консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом. Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к.
.для которой эта инструкция составлена: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА или ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА В одном отделе может работать несколько человек на одинаковой должности. Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Основной правовой документ. Трудовой договор и должностная инструкция. Заработная плата. Должностная инструкция администратора офиса. Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами. Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное - персоналом офиса (секретарями ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. (директор; иное должностное лицо).
Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря- референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.
Должностная инструкция офис- менеджера. УТВЕРЖДАЮ___________________________________ (Фамилия, инициалы)(наименование организации, пред- ________________________приятия и т. Должностная инструкцияофис- менеджера______________________________________________(наименование организации, предприятия и т. N__________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена наосновании _______________________________________________________________(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.
Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения. 1. Общие положения 1. Офис- менеджер относится к категории специалистов предприятия,подчиняется непосредственно генеральному директору. На должность офис- менеджера назначается лицо, имеющее высшеепрофессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2- х летпо специальности или по смежным специальностям (секретарь,делопроизводитель, инспектор, референт и т. Назначение на должность и освобождение от нее производитсяприказом генерального директора по представлению руководителя службы поработе с персоналом. В своей деятельности офис- менеджер руководствуется: - действующим законодательством РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия; - нормативно- методическими материалами; - настоящей должностной инструкцией.
Офис- менеджер должен знать: - структуру организации, направления ее деятельности, распределениеобязанностей между заместителями руководителя, функции и направлениядеятельности структурных подразделений предприятия, основныеорганизации- партнеры и их руководителей; - организацию делопроизводства, схемы документооборота; - порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебныхдокументов; - государственные стандарты по оформлению управленческих,организационно- распорядительных документов; - инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадровогоучета; - правила эксплуатации организационной и вычислительной техники; - деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,правила ведения телефонных переговоров; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности,производственной санитарии и противопожарной защиты; - _________________________________________________________________. Офис- менеджер должен уметь: - составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительныхдокументов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени; - редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; - вести деловые переговоры; - пользоваться средствами связи, возможностями интернета,организационной, множительной техникой; - работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS; 1. Во время отсутствия офис- менеджера его замещает _______________или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 2.
Основные обязанности 2. Ежедневно в установленные сроки получает и просматриваетдокументы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбираетдокументы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о нихгенеральному директору, представляя проекты резолюций. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневноконтролирует сроки исполнения документов и устных поручений генеральногодиректора руководителями структурных подразделений. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо- распорядительные документы.
Осуществляет и контролирует документооборот между офисом иподразделениями. По поручению генерального директора осуществляетдокументооборот между предприятием (офисом) и другими организациями,органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительносообщает генеральному директору. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручениюгенерального директора готовит справки по исполнению договоров. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе споследующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчетыдоверенных лиц. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офисаили лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляеткомандировочные документы. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,организует их техническое обслуживание.
Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказови распоряжений. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярскихпринадлежностей и расходных материалов. Выполняет отдельные (разовые) поручения генеральногодиректора, связанные с деятельностью фирмы. Офис- менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан: - сохранять конфиденциальность информации; - своевременно выполнять распоряжения руководства; - соблюдать правила и сроки подготовки документов; - обеспечивать сохранность документов; - соблюдать правила и нормы делового общения, служебнуюсубординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиляобщения с коллегами и клиентами. 3. Права Офис- менеджер имеет право: 3. Обращаться к руководителям подразделений предприятия заинформацией по подготовке, исполнению документов. Требовать от исполнителей доработки документов, если ониподготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированнымипосещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефоннымизвонками. Вносить предложения, направленные на оптимизациюдокументооборота и делопроизводства. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,установленных трудовым договором и законодательством РФ. 4. Ответственность Офис- менеджер несет персональную ответственность за: 4. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовкедокументов. Сохранение конфиденциальности информации.
Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебнойсубординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей. Нарушение правил трудового распорядка, производственнойдисциплины. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальныхценностей. Неправомерное использование предоставленных прав, использованиекоммерческой информации в личных целях. Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказомгенерального директора. С инструкцией ознакомлен: ___________________ /_________________/" " ________________ 2. Другие инструкции в разделе: - Должностная инструкция медицинского статистика; - Должностная инструкция повара 6- го разряда; - Должностная инструкция копировщика.